Tolkning och OCR
Alla säger att de klarar sig utan mallar.
Det gör vi också. Men det är inte där skillnaden ligger - och att jämföra träffsäkerhet på den nivån leder ingenstans. Den intressanta frågan är vad som händer med de få procent som ändå blir fel.
Så här rättar ni
Fel tolkat? Skriv en mening.
Ingen mallredigerare, ingen fältmappning, ingen konsult. Ni beskriver vad som var fel, och nästa faktura från samma leverantör läses rätt. I Enterprise skriver ni meningen direkt i systemet; i Core och Pro skriver vi in den åt er.
Ibland finns det ingen mängd rättelser som gör saken tydlig - det krävs att någon förklarar den. Då skriver ni meningen i stället för att vänta ut modellen.
Tolkat fakturanummer
2101kundnumret, inte fakturanumret
Ni skriver
Fakturanumret står längst upp till höger under rubriken FAKTURA. Talet under logotypen är vårt kundnummer.
Nästa faktura från samma leverantör
26003rätt - och utan att någon sagt till igen
I Enterprise når ni prompten själva
Era egna nyckelanvändare kan rätta tolkningen för en leverantör utan att gå via oss. För Core och Pro sköter vi det åt er - resultatet blir detsamma - skillnaden är att ni ber oss i stället för att skriva in meningen själva.
Samma leverantör, olika instruktioner per bolag
En koncern kan ha helt olika behov av samma leverantör. Instruktionen hör till noden i strukturen, inte till leverantören globalt - så bolaget i Sverige och bolaget i Tyskland kan behandla samma faktura olika utan att skriva över varandra.
Och det är bara det ena sättet
Systemet lär sig också av vad ni gör
Det finns inget separat träningsläge och ingen knapp som heter »lär dig detta«. Ert vanliga arbete är träningen - och det är fler sorters handgrepp än de flesta system tar hänsyn till.
Var uppgiften står
Att fakturanumret sitter uppe till höger hos just den här leverantören, och att talet under logotypen är något annat.
Vad något heter
Att leverantörens nya artikelbeteckning är samma sak som den gamla, och att raden ska behandlas därefter.
Hur rader hör ihop
Att den här sortens rad brukar höra till den här sortens orderrad, även när beloppen eller enheterna inte är identiska.
Vilken sorts kostnad det är
Att raden hör hemma i en annan kostnadstyp än den hamnade i - och nästa rad av samma slag följer med.
Skillnaden
Vad som händer på de sista procenten
Ingen tolkar rätt varje gång. Det som skiljer system åt är vad ni kan göra åt det - och om ni efteråt kan se vad systemet egentligen tror.
Vi beskriver den vanliga modellen som den brukar fungera, inte en namngiven produkt. Läs gärna konkurrenternas egna sidor och jämför - det är så vi själva gjorde den här tabellen.
Språk och skrift
Även fakturor ni själva inte kan läsa
Vi tolkar fakturor på kinesiska, bland andra språk och skriftsystem. För ett bolag som köper från Asien betyder det att fakturan kan behandlas som vilken annan som helst - i stället för att hamna i en hög som en person med särskild kompetens tar hand om när hen hinner.
Icke-latinsk skrift
Tecken som inte har någon motsvarighet i ett latinskt alfabet hanteras direkt, utan ett översättningssteg emellan där information tappas.
Datum, tal och valuta
Olika skrivsätt för datum, tusentalsavgränsare och decimaler tolkas efter sammanhanget. Det är där de dyraste felen brukar uppstå.
Vilka språk som stöds i just er miljö går vi igenom på genomgången - skicka gärna en skarp faktura i förväg så svarar vi på den i stället för i allmänna ordalag.
Vägen in
Den bästa tolkningen är den som inte behövs
Vi är rätt stolta över tolkningen, men den är ändå ett andrahandsval. En faktura som kommer som strukturerad data behöver inte tolkas alls - det finns ingenting att gissa.
Peppol. Raderna kommer som data. Ingen tolkning, ingen osäkerhet, inget att rätta. Läs om Peppol →
E-faktura i annat strukturerat format. Samma sak - vi läser fälten som de är.
PDF i e-post. Här börjar tolkningen, och här är den som bäst: texten finns redan i filen.
Skannat papper eller ett foto med mobilen. Svårast, och det som fungerar förvånansvärt bra - även på en skrynklig faktura fotograferad snett i ett lager.
Ni behöver inte välja. Allt fyra går in i samma flöde och behandlas likadant när det väl är inne.
Två verkliga fall
Sådant som ingen mall löser
Båda är utdrag ur riktiga leverantörsfakturor, avidentifierade. Det är inte OCR som är svårt här - tecknen går att läsa. Det svåra är att veta vad de betyder.
Fall 1 · Två rabatter efter varandra
Leverantören anger ett styckpris och drar sedan av två rabatter i följd. Det som står som à-pris är inte vad ni betalar.
Vad en tolkning normalt gör
0,57tas som styckpris och matchas mot ordern - nästan fyra gånger för högt
Ni skriver
Den här leverantören använder två rabatter efter varandra. Räkna om styckpriset utifrån positionens slutbelopp.
Nästa faktura från samma leverantör
0,1539139,13 delat på 904 - matchar ordern
Fall 2 · Era egna nummer ligger inne i raden
Ordernummer och artikelnummer står varken i fakturahuvudet eller i en egen kolumn, utan som text inuti raden - under leverantörens egna etiketter.
Vad en tolkning normalt gör
Ingen orderletar i fakturahuvudet, hittar inget, och skickar raden till manuell handläggning
Ni skriver
Hos den här leverantören står vårt ordernummer och vårt artikelnummer inne i raden, under Customer PO och Customer P/N.
Nästa faktura från samma leverantör
Två olika ordrar på samma faktura. Varje rad hittar sin egen order och sin egen orderrad, och de artikelnummer som står som Customer P/N blir era, inte leverantörens. Ingen av raderna går till manuell handläggning.
Utdragen är återskapade ur verkliga fakturor. Artikelnummer, ordernummer och referenser är utbytta; strukturen och beloppen är oförändrade.
Siffrorna
95,4 till 99,7 procent
Så stor andel av fakturorna som läses av utan att någon rör dem, beroende på format och kvalitet. Strukturerade format ligger i toppen av spannet, skrynkligt papper i botten.
Notera vad siffran mäter: hur många dokument som gick igenom. Det är något helt annat än ett förtroendemått på en enskild kontering - att ett system är »95 % säkert« på vilket konto en rad hör till betyder att någon måste kontrollera alla hundra. Vi mäter utfall, inte självförtroende.