Roller
Samma faktura, sex olika problem.
Vad det betyder
för just dig
Ett fakturaflöde ser olika ut beroende på var i det man sitter. Den som attesterar vill ha färre fakturor. Den som bokför vill ha rätt konto. Den som förhandlat avtalet vill veta att priset hölls. Här är vad Cosmoz ändrar, roll för roll.
Kort version
Sex roller, sex olika svar
Ta den som liknar dig mest. Frågan är den du brukar ställa; svaret är vad som faktiskt händer.
CFO och ekonomichef
»Hur vet jag att kontrollen finns kvar när färre händer rör flödet?«
Kontrollen flyttar från stickprov i efterhand till kontroll vid ankomsten. Varje prisavvikelse loggas, även under toleransen, och varje kontering bygger på en regel ni satt - inte en sannolikhet som ingen kan läsa.
Redovisningsansvarig
»Vem bestämmer konteringen, och vad händer när jag ändrar mig?«
Ni gör det, en gång per sorts kostnad. Ändrar ni er gäller ändringen även bakåt: fakturor som fortfarande är öppna konteras om, i stället för att ni går igenom dem en och en.
Ekonomiassistent
»Hur många fakturor behöver jag faktiskt öppna?«
De som avviker. Resten är redan konterade när ni ser dem. Kön blir undantagen i stället för allt, och det som ligger där ligger där av en anledning någon kan läsa.
Inköpare och category manager
»Fick vi det pris vi förhandlade?«
Varje rad ställs mot avtalet, inte mot totalen. Avviker den landar den hos dig som förhandlade leverantören - inte hos ekonomi, som ändå inte kan avgöra om ett bränsletillägg är rimligt.
Attestant i verksamheten
»Varför ligger den här hos mig?«
För att raden hör till din kostnad, och det står varför. Du ser vad som köptes, mot vilken order, och vad som skiljer - inte en bild på en faktura du ska tolka själv.
IT och systemansvarig
»Vad måste vi bygga, och vad händer med vårt affärssystem?«
Inget byts ut. Fortnox, Visma och Dynamics är färdiga kopplingar, resten går via åtagande eller öppet API. SSO via Entra ID. Integrationer →
För dig som äger siffrorna
CFO och ekonomichef
Er fråga är sällan om ett system kan kontera. Den är om ni vågar låta bli att titta - och om ni kan förklara för en revisor varför ni inte gjorde det.
Bokslutet väntar inte på en attest
Kostnaden bokförs preliminärt i rätt period när fakturan kommer, inte när sista attesten är klar. Periodiseringar hämtas från affärssystemet och matchas mot inkommande fakturor automatiskt.
Avstämningen sker vid ankomsten
Det som normalt är en avstämning i efterhand görs när raden kommer in. Ett fynd i efterhand blir en anteckning. Ett fynd vid ankomsten blir en åtgärd.
Beslutet går att visa
Att en sorts kostnad bokförs på ett visst konto är en regel ni satt och som går att läsa. Ingen behöver försvara ett förtroendemått på 95 procent inför en revisor.
Volym utan fler händer
Upp till 97,6 % av de ordermatchade fakturorna går hela vägen till betalningsklara utan en människa. Det som växer är volymen, inte bemanningen.
För dig som håller i kontoplanen
Redovisningsansvarig
Det här är rollen som märker skillnaden först, eftersom det är den som i dag fattar samma beslut om och om igen.
En gång per sorts kostnad
Inte en gång per faktura och inte en gång per leverantör. Ni bestämmer hur en sorts kostnad ska bokföras, och raderna ärver beslutet - även från leverantörer ni aldrig handlat av förut.
Rättelsen gäller bakåt
Flyttar ni en kostnadstyp till ett annat konto följer öppna fakturor med. Ni behöver inte leta upp dem som redan kommit in den här månaden.
Månadens återkommande moment
Periodisering, preliminärbokning och omvänd skattskyldighet hanteras i flödet i stället för som en lista vid sidan om. Vad som ingår beror på paket.
Er kontoplan, inte vår
BAS eller en egen. Vi mappar kostnadstyperna mot den ni redan använder, och vi ändrar inget i affärssystemet - det förblir facit.
För dig som förhandlat avtalet
Inköpare och category manager
Priskontroll är sällan problemet - de flesta system hittar avvikelsen. Frågan är vad som händer sedan, och om nästa order använder rätt pris eller samma fel igen.
Avvikelsen landar rätt
Över tröskeln går raden till den som förhandlade leverantören, inte till leverantörsreskontran. Den som kan avgöra om priset är rimligt är den som satte det.
Justeringsordern går ut själv
Vid en avvikelse som ska korrigeras skickas en justeringsorder till leverantören automatiskt, och kreditfakturan som kommer tillbaka matchas mot den utan att någon behöver minnas att den var utlovad.
Godkänt pris skrivs tillbaka
Godkänner ni en prisavvikelse uppdateras alla öppna ordrar med samma artikel i ett steg, och det nya priset skrivs tillbaka som avtalat artikelpris. Nästa order använder rätt belopp av sig själv.
Även det som ryms i toleransen
Varje prisdifferens loggas, ända ner till ett öre. En tolerans är ett beslut att inte agera - inte ett beslut att inte veta. Mönstret syns först när det som ligger under tröskeln också finns registrerat.
Inför mötet
Vilka bör vara med på de tjugo minuterna?
Helst den som bestämmer konteringen i dag. Är ni fler räcker det med två: någon som kan er kontoplan och någon som vet vad ni köper.
IT behöver inte vara med på första mötet. Frågorna de brukar ställa finns samlade på integrationssidan, och en teknisk genomgång bokas separat när det blir aktuellt.