För mindre bolag
Ekonomiavdelningen är två personer.
Ni har inte tusentals fakturor. Ni har trettio leverantörer som skickar ungefär samma rader varje månad - och samma kontering som görs om varje gång.
Känner ni igen det här?
Fyra saker som äter en tisdag
Samma faktura, samma fråga
Städbolaget, IT-leverantören, hyran. Samma rader varje månad, och varje gång står någon och funderar på vilket konto det var förra gången.
Kunskapen sitter i ett huvud
En person vet hur det ska konteras. Den kunskapen är sällan nedskriven, och den följer med ut genom dörren vid en sjukskrivning eller en uppsägning.
Jakten på attesten
Fakturan ligger och väntar på att någon ska säga ja. Påminnelser, förseningsavgifter, och en leverantör som ringer.
Månadsskiftet
Allt som skjutits upp kommer tillbaka samtidigt. Det blir sent, varje gång, och det går inte att planera bort.
Vad som förändras
Beslutet fattas en gång
En gång per sorts kostnad.
Inte per faktura och inte per rad. Nya rader av samma slag ärver beslutet direkt.
Blir kortare, inte snabbare.
Skillnaden är inte att ni hinner mer på samma tid - det är att arbetet inte behöver göras om.
Flyttar ut ur huvudet.
Konteringsreglerna står i systemet, inte hos en person. Semester och sjukdom slutar vara en risk.
Komma igång
En timme, inte ett projekt
Core är det minsta paketet och det snabbaste att komma igång med. Ett kort möte, sedan kopplar vi affärssystemet tillsammans - ingen upphandling, ingen konsult och inget införandeprojekt.
Core är kärnan: fakturan läses, kontrolleras och exporteras. Autokonteringen - den som gör att raderna redan har konto när ni öppnar fakturan - läggs på som tillägg på Core och ingår från Pro. För de flesta mindre bolag är det just den kombinationen som är poängen, och vi säger vilken ni behöver innan ni köper. Se paketen →
Tjugo minuter med oss. Vi tittar på en av era egna fakturor och ser om det här passar er, innan någon skriver på något.
Koppla affärssystemet. Fortnox, Visma eller Microsoft Dynamics. Kontoplan och leverantörer hämtas därifrån, ni skriver inte in dem på nytt.
Peka om fakturorna. Ni får en egen Cosmoz-adress för e-post, och en Peppol-adress om ni vill ta emot elektroniskt. Papper fotograferas med mobilen.
Bestäm konteringen efterhand. Första gången en ny sorts kostnad dyker upp frågar Cosmoz er. Sedan aldrig igen - inte heller från nästa leverantör med samma sorts kostnad.
Från start till första bokförda faktura är ungefär en timme, räknat via e-post eller mobilfoto - ett eget Peppol-ID tar några arbetsdagar att registrera och behöver inte vara på plats först. Ingen uppstartsavgift och ingen bindningstid att förhandla om.
Det ingen hinner bevaka
Vet ni vilka av era leverantörer som höjde priset i år?
De flesta kan inte svara. Inte för att ni är slarviga - utan för att ingen hos er har som uppgift att märka det. Ett stort bolag har en inköpare som bevakar avtalen. Ett tiomannaföretag har ingen alls.
Abonnemanget som förnyades dyrare. Expeditionsavgiften som dök upp i våras. Frakttillägget som blev permanent. Var och en för liten för att någon ska reagera, och tillsammans en kostnad ingen bestämt sig för.
Vi jämför mot förra gången
Ni behöver ingen inköpsorder. Varje rad ställs mot vad samma sorts kostnad från samma leverantör kostade sist - och avvikelsen syns, även när den är liten.
Även det som ryms i avrundningen
Vi loggar skillnaden ända ner till ett öre. Det är inte för att ni ska bråka om ören, utan för att tolv månader av små glidningar blir ett tal värt att prata om.
En fråga ni kan ställa vidare
Med underlaget i handen blir samtalet med leverantören ett annat. Inte »det känns dyrare«, utan »ni har höjt elva procent sedan mars«.
Skyddet ni inte har
När en person sköter allt finns ingen andra blick
Små bolag är de mest utsatta för fakturabedrägerier och de sämst skyddade. Inte av oaktsamhet - utan för att kontrollen i ett större bolag är att någon annan tittar, och den personen finns inte hos er.
Okänd leverantör stoppas
En faktura från någon som inte finns i ert leverantörsregister går aldrig vidare av sig själv. Den läggs åt sidan för att en människa ska titta på den.
Det är den enklaste spärren som finns mot en bluffaktura, och den kostar er ingenting i vardagen - riktiga nya leverantörer tillkommer några gånger om året.
Dubbletter upptäcks
Samma faktura som kommer både på mejl och på papper, eller skickas om av en leverantör som tror att den försvunnit, flaggas innan den blir två betalningar.
Det händer oftare än någon vill erkänna, och det upptäcks nästan aldrig - för vem stämmer av mot något som redan är betalt och bokfört?
Beroendet
Vad händer hos er om den som konterar blir sjuk i mars?
I de flesta mindre bolag sitter kunskapen om hur fakturor ska konteras i ett huvud. Den är sällan nedskriven, aldrig uppdaterad, och den följer med ut genom dörren vid en sjukskrivning eller en uppsägning.
Hos oss står reglerna i systemet. Vem som helst kan se hur en sorts kostnad ska bokföras och varför - och en vikarie kan ta över utan att först lära sig ett bolag utantill.
Fem frågor
Ställ dem till systemet ni har i dag
Ni behöver inte prata med oss för att göra det här. Ta tio minuter och se hur många ni kan svara på.
Vilka av era leverantörer höjde priset i år, och med hur mycket?
Inte en känsla - ett tal, per leverantör.
Har ni betalat samma faktura två gånger de senaste tolv månaderna?
De flesta vet inte. Det är själva problemet.
Vad kostade avgifterna ni inte minns att ni tackat ja till?
Expeditionsavgift, frakttillägg, miljöavgift, påminnelseavgift. Summerat över ett år.
Om den som konterar är borta en månad - vet någon annan hur det ska göras?
Räcker det med att fråga, eller finns det skrivet?
Kan ni visa en revisor varför en viss kostnad hamnade på ett visst konto?
Och hur lång tid tar det att ta fram svaret?
Kan ni svara på alla fem behöver ni inte oss. Kan ni inte svara på några av dem är det inget att skämmas över - det är så de flesta ekonomisystem är byggda. De är gjorda för att bokföra det som hänt, inte för att märka vad som håller på att hända.
Invändningarna
Det ni troligen tänker nu
Vi köper mest tjänster, inte varor. Funkar det ändå?
Ja, och för er är det ofta enklare. Städning, konsulttimmar, licenser, hyra och försäkring kommer med nästan identiska rader månad efter månad - vilket är precis det mönster mekanismen bygger på. Kostnadstyperna behöver inte vara varugrupper.
Vi är för små. Lönar det sig?
Räkna på antalet rader, inte antalet anställda. Trettio leverantörer med tio rader var är trehundra beslut i månaden som i dag fattas om varje gång. Är ni under det är Core förmodligen ändå billigare än timmarna, men säg till så räknar vi på ert fall i stället för att gissa.
Vår redovisningsbyrå sköter det här.
Då är det dem vi helst pratar med. Många byråer konterar fortfarande manuellt åt sina klienter, och de kan använda Cosmoz åt er utan att ni behöver göra något alls. Fråga dem - eller skicka dem vidare till oss.
Vad händer om vi växer?
Ingenting går förlorat. Alla tillägg som finns på Core finns även på Pro, och inköpsflödet - order, godsmottagning, priskontroll - läggs på när ni behöver det. Ni börjar inte om.
Måste vi byta affärssystem?
Nej. Det är hela poängen med att ligga framför i stället för att ersätta. Er bokföring, er historik och er revisor står kvar där de står.