Ekonomisystem för hela fakturaflödet
Kontering är inte ett arbete.
Det är ett beslut ni redan fattat.
Ni öppnar fakturan. Den är redan konterad. Rad för rad.
Var det kommer ifrån
Byggt för enterprise.
Nu paketerat för fler.
Cosmoz är utvecklat av Neovici, ett noterat svenskt bolag grundat 2009, och är byggt för organisationer där volymen gör manuellt arbete omöjligt. Dagligvarukedjor med tunna marginaler och miljontals fakturarader. En av Latinamerikas största teleoperatörer, där omkring tre tusen leverantörer sedan fem år arbetar i Cosmoz varje dag. Det som byggdes för dem finns nu paketerat så att mindre bolag och byråer kan använda samma sak.
fakturarader konterade och kontrollerade sedan 2009.
leverantörer arbetar i Cosmoz hos en enskild kund.
med samma kunder inom dagligvaru- och detaljhandel.
året vi började. De äldsta kunderna finns kvar.
Certifierad Peppol-accesspunkt (AP och SMP) · ISO 27001 (certifiering pågår) · SOC 2 (pågår) · GDPR-kompatibel · Noterat i Sverige
Ett exempel
Trettiofem personer räknade rabatter i Excel
En kund inom dagligvaru- och convenience-handel, med en miljon fakturor om året, hade en hel avdelning som räknade ut rabatter och kampanjer för hand i Excel-makron. Efter Cosmoz behölls två personer för undantagshantering. Toleransgränsen för avvikelser gick från trettio euro till noll, och handläggningstiden från dagar till realtid.
Faktiskt utfall hos en enskild kund, inte ett generellt löfte om samma resultat. Vi lämnar namnet på begäran, och ni kan tala med dem innan ni bestämmer er. Hela resonemanget bakom siffrorna →
Vad Cosmoz är
Ett automationslager framför ert affärssystem
Leverantörsfakturan kommer in hos oss, blir läst, konterad, matchad mot order och avtal, attesterad - och bokförd i systemet ni redan har. Åt andra hållet går era egna kundfakturor ut samma väg. Ert affärssystem förblir facit. Vi rör det inte.
In
Peppol, e-post till er egen Cosmoz-adress, uppladdad PDF - eller ett foto med mobilen.
Vi är själva Peppol-accesspunkt, så ingen mellanhand behövs.
Vad som händer
Raderna läses ur bilden. Varje rad kategoriseras efter sorts kostnad och får sitt konto och kostnadsställe.
Finns en inköpsorder matchas raden mot pris, antal och avtal. Avvikelser går till den som äger kostnaden.
Ut
Definitivbokad faktura med kontering och verifikat till Fortnox, Visma eller Dynamics. Betalfil när ni vill ha den.
Och vid en godkänd prisavvikelse: uppdaterad inköpsorder och uppdaterat avtalspris.
Vad som händer efter beslutet
Ett beslut. Tre tidpunkter.
De flesta system frågar om konteringen varje gång en faktura kommer in. Vi frågar en gång, och håller svaret.
Ni bestämmer konteringen. En gång, inte per faktura.
Cosmoz kategoriserar varje fakturarad efter vilken sorts kostnad det är. Ni bestämmer en gång hur den sortens kostnad ska bokföras - och beslutet gäller alla rader av samma slag.
Raderna ärver beslutet. Ingen rad bedöms två gånger.
Även rader ni aldrig sett förut. En ny sorts kostnad bedöms en gång, sedan aldrig igen - den här månaden och alla kommande.
Ni ändrar konteringen en gång - även öppna fakturor rättas.
Rättelsen gäller bakåt, inte bara framåt. Ni behöver inte gå tillbaka och öppna varje faktura som redan kommit in.
Mekanismen
Tre sätt att bestämma konto
Två av dem känner ni igen. Det är det tredje som gör att beslutet räcker längre än till nästa faktura.
För grovt
Allt från IT-leverantören hamnar på samma konto. Även datorn och utbildningen.
Blir aldrig klart
Rätt konto, men arbetet tar aldrig slut. Det kommer nya rader varje månad.
Rätt storlek
Ni bestämmer en gång per kostnadstyp. Nästa rad ni aldrig sett ärver beslutet direkt. Ingen föreslår något åt er - beslutet är redan fattat. Jämför modellerna →
Prova
Vilken sorts verksamhet liknar er?
Välj en och se en riktig leverantörsfaktura komma in färdigkonterad. Sista raden i varje exempel har aldrig funnits på en faktura till er förut.
Peka på en konteringsrad så visas vilka fakturarader den kommer ifrån, precis som i Cosmoz.
Exempelsiffror. Kontonumren följer BAS - stäm av dem mot er egen kontoplan.
Frågan alla ställer just nu
Använder ni AI?
Ja, till två saker: att läsa av fakturan, och att bedöma vilken sorts kostnad varje ny rad är. Är systemet osäkert frågar det er i stället för att gissa.
Skillnaden mot de flesta andra är vad AI:n inte gör. Den föreslår ingen kontering åt er. Den avgör vilken av era egna regler som gäller - och regeln har ni skrivit. Tolkningen blir däremot bättre av allt ni gör: fält ni rättar, alias ni ändrar, ordrar ni matchar för hand.
Men hur den sortens kostnad ska bokföras gissar vi inte - det har ni bestämt. Gissningen når aldrig bokföringen.
Fråga gärna andra leverantörer efter deras träffsäkerhet. Får ni 95 procent betyder det att fem procent blir fel, och att ingen vet vilka - alltså måste någon titta på alla hundra.
Vi mäter gärna - men rätt saker. Kring 95,4-99,7 % av fakturorna läses av utan att någon rör dem, och upp till 97,6 % av de ordermatchade går hela vägen till betalningsklara utan en människa. Det är utfall: hur mycket som faktiskt gick igenom. Något helt annat än ett förtroendemått på en enskild kontering - och det är det senare vi inte tror på.
Så ser det ut
En faktura in. Fyra konteringsrader ut.
En vy ur Cosmoz. Leverantör, kund och referenser är utsuddade - uppgifterna i bilden är i övrigt påhittade.
Blir en rad feltolkad
Ni säger till i klartext - vilken ruta som var fel och vad som stod där. Nästa faktura från samma leverantör läses rätt. Så fungerar tolkningen →
Ingen mallredigerare, ingen fältmappning, ingen konsult.
Blir konteringen fel
Ni ändrar den en gång. Kostnadstypen flyttas med, och fakturor som fortfarande är öppna konteras om.
Rättelsen gäller bakåt, inte bara framåt.
Två sorters fel, samma princip: ni säger till en gång, inte varje gång.
Fyra steg
Så går en faktura igenom
Ingen manuell inmatning mellan något av stegen. Det här flödet ingår i alla paket.
Peppol, e-post, uppladdning - eller ett foto med mobilen.
Fakturan kommer in på er egen Cosmoz-adress. Huvud, rader och radinnehåll läses direkt ur bilden.
Varje rad kategoriseras och får sitt konto.
Kostnadsställe sätts utifrån användare, leverantör eller sorts kostnad. Ni har bestämt reglerna en gång.
Rätt person, utifrån referensen på fakturan.
Sedan genom er attestordning. Olika konteringsrader kan gå till olika attestanter.
Bokförs i Fortnox, Visma eller Microsoft Dynamics.
Cosmoz ligger framför ert affärssystem som ett automationslager. Vi ersätter det inte.
Cosmoz i arbete
En leverantör höjer priset med 8 %
Det händer varje månad hos de flesta. Så här ser det ut hos oss - från fakturan kommer in till att nästa faktura går igenom av sig själv.
Fakturan matchas mot inköpsordern. Priset avviker 8 % från det avtalade, vilket är över toleransen.
Avvikelsen går till den som äger kostnadsstället - inte till en generisk attestkö. Ägarskapet kommer från samma dimensioner som synkas från ert affärssystem, så det stämmer även efter en omorganisation.
Ansvarig ser avvikelsen med full kontext: ordern, tidigare pris, leverantörshistorik. Godkänner eller avvisar utan att lämna vyn och utan att vänta på IT.
Vid godkännande uppdateras alla öppna ordrar med samma artikel i ett steg - inte en och en.
Det nya priset skrivs tillbaka som avtalat artikelpris i ert affärssystem. Nästa order använder rätt pris automatiskt.
Nästa faktura med samma pris matchar utan avvikelse. Ingen ny hantering, ingen ny fråga.
Steg fyra och fem är det ovanliga. Utan återskrivning stannar det rätta priset i fakturasystemet, medan artikelpriset i affärssystemet sakta glider ur synk - och inköpsbudget, lagervärdering och allt annat som läser därifrån räknar på ett gammalt tal. Med återskrivningen blir affärssystemets eget pris mer korrekt över tid, inte bara vår bild av det.
Matchningen
Vi matchar rader, inte totalbelopp
Två fel kan ta ut varandra. En prisavvikelse på en rad syns hos oss även när fakturans slutsumma stämmer på öret.
Flera rader, flera ordrar
Flera fakturarader mot en orderrad, eller en rad fördelad över flera ordrar. N:1 och 1:N i samma modell.
Olika enheter
Ordern i meter, fakturan i styck. Enheterna konverteras så att det fortfarande är samma vara som jämförs.
Frakt och tillägg
Egna rader med egna toleranser, i stället för att gömmas i totalen där ingen ser dem växa.
När ingen order finns
Raden matchas mot en regel i stället - till exempel ett pris som ska gälla under en bestämd period.
Periodiseringar
Underlag hämtas från affärssystemet och matchas automatiskt mot inkommande fakturor.
Ingenting försvinner tyst
Går en bokförd faktura inte att importera till affärssystemet flaggas det direkt, i stället för att tappas mellan systemen.
Omfattning
Från beställning till betalning
Leverantörsfakturor in och kundfakturor ut, utan integrationer mellan fem leverantörer. Samma system sköter även:
Vad som ingår, och vad som är tillägg, beror på paket. Se paketen →
Vem det är för
Tre olika situationer
Samma system, olika ingångar. Välj den som liknar er.
Större organisationer
Inköpsorder, avtal och prislistor, flera bolag, radnivåmatchning och återskrivning av avtalat pris till ert ERP. Det är här systemet växte upp.
Läs mer →Byråer
Ni konterar åt era klienter. En gruppstruktur sätts en gång och följer med till nästa bolag.
Läs mer →Mindre bolag
Två personer sköter ekonomin och trettio leverantörer skickar samma rader varje månad. Ingen upphandling, ingen konsult.
Läs mer →Vill ni hellre läsa utifrån er egen roll finns samma sak uppdelat på CFO, redovisning, inköp och IT.
Vanliga frågor
Det ni brukar undra
Måste vi byta affärssystem?
Nej. Cosmoz ligger framför ert affärssystem som ett automationslager - vi ersätter det inte. Fortnox, Visma och Microsoft Dynamics är färdiga kopplingar. Andra system, som Infor M3 och SAP, går via Enterprise.
Hur lång tid tar uppsättningen?
Core sätter vi upp tillsammans med er på ett kort möte - konto, koppling till affärssystemet, klart. Från start till första bokförda faktura är ungefär en timme. Pro och Enterprise tar längre, men räknas i dagar, inte månader.
Vad händer om en vara hamnar i fel grupp?
Ni ändrar konteringen som vanligt. Kostnadstypen flyttas med, och fakturor som fortfarande är öppna konteras om automatiskt.
Vad händer när leverantören byter artikelnummer?
Ingenting hos er. Raden känns igen ändå och behåller sin kostnadstyp. Det är annars den vanligaste orsaken till att en automatisering tyst slutar fungera.
Vi köper mest tjänster, inte varor. Fungerar det ändå?
Ja. Kostnadstyperna behöver inte vara varugrupper - principen är densamma för städning, konsulttimmar, licenser och hyra.
Matchar ni mot inköpsorder?
Ja, rad för rad - inte bara på totalbeloppet. Flera fakturarader mot en orderrad och en rad fördelad över flera ordrar hanteras i samma modell, liksom enhetskonverteringar och egna toleranser för frakt och tillägg. Finns ingen order matchas raden mot en regel i stället.
Kan ni skriva tillbaka till vårt affärssystem?
Ja. Definitivbokade fakturor, konteringar och verifikat går tillbaka. Vid en godkänd prisavvikelse uppdateras dessutom alla öppna ordrar med samma artikel, och det nya priset skrivs tillbaka som avtalat artikelpris - så att nästa order använder rätt pris automatiskt. Det är ovanligt, och det är skillnaden mellan att ha rätt pris hos oss och att ha rätt pris i hela verksamheten.
Vad kostar det?
Det beror på paket och antal användare. Core är det minsta och enklaste, Pro och Enterprise offereras utifrån omfattning. Boka tjugo minuter så räknar vi på ert fall i stället för att gissa.
Namnet
Cosmoz
/ˈkɒzmɒs/
Av grekiskans kosmos: ett ordnat, harmoniskt och sammanhängande system. Motsatsen till kaos.
Tjugo minuter räcker för att se om det stämmer
Ta med en riktig faktura. Vi visar hur den ser ut hos oss, rad för rad.